Please login or register.

Login with username, password and session length

Author Topic: KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN (EVENT)  (Read 40918 times)

29 Tháng Tám, 2008, 05:26:02 PM
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ
Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…, đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện (event)
Làm dâu trăm họ”
"Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng
Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì?Đó là sợi chỉ đỏ hướng đạo Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức?
Sau đó, họ phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch "tác chiến". Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm event như làm dâu trăm họ. "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình làm event cho mấy em vui , hạnh phúc,cho mấy em cảm nhận được sự quan tâm của all mọi người dành cho mà còn là để mấy em sống lại với những cảm xúc và những cảm xúc đó sẽ được mấy em nhớ một cách rất sâu sắc. Vì chính bản thân các em cũng có những suy nghĩ rất sâu sắc đôi khi rất bất ngờ đối với các anh chị TNV”

Áp lực công việc
Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách... mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. N.C - "Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0".
Ngoài ra thái độ của TNV đối với các em cũng là một điều rất nhạy cảm từ cách thức làm việc chu đáo còn phải mang tính chất như phục vụ và cả sự lo lắng cho mấy em nữa.
Bên cạnh đó, event còn là "đi trước về sau". Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. Làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với các em- đối tượng chính của buổi lễ
.
Sự chăm sóc của TNV dành cho các em là một điều rất nhạy cảm, thô bạo, quát tháo, dịu dàng, nhỏ nhẹ tuy gấp mà vẫn từ từ từng chút một luôn được các em ghi nhận lại trong lòng. Dấu ấn của TNV chính là trong lòng của trẻ các cư xử của bạn với trẻ, sự chu đáo của bạn có chạm đến tận đáy lòng của trẻ hay không??

29 Tháng Tám, 2008, 05:26:38 PM
Reply #1
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ
Để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện



Nếu bạn hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, đây là những bước cơ bản dẫn đến sự thành công cho công việc này:

Đánh giá kỹ năng hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.

Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

Tự tạo kinh nghiệm trong tay

Bạn có thể học được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện từ các lớp học, sách vở hoặc internet. Ngoài ra bạn cũng có thể học thông qua kinh nghiệm cá nhân.

Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Bạn cũng có thể tự nguyện tham gia những sự kiện tổ chức tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ. Bạn sẽ được học hỏi một công việc mới trong lúc vẫn đang làm công việc của mình.

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê sẽ cho bạn những mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Bạn có thể liên hệ các khách sạn và khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên... là những nơi thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện.

Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp, hội thảo hoặc tương tự như vậy.

Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, và bạn sẽ tổ chức sự kiện với những khách hàng của mình. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh…

Hãy nghiên cứu thông tin từ mỗi doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt, bạn sẽ có được nhiều khách hàng.

Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển sau khi đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoạt động xã hội.

Theo HRvietnam

29 Tháng Tám, 2008, 05:27:01 PM
Reply #2
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ
Tổ chức sự kiện: Nghề cần kỹ năng "đa chiều"



"Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng...", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty Lê Bros, phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).



Tổ chức sự kiện vì cộng đồng vẫn chưa được các DN quan tâm thực sự

Chi 15 tỷ USD mỗi năm

Theo bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei, tổ chức sự kiện (event) là việc "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm thông qua những sự kiện. Còn bà Vũ Hoài Thu, Trưởng Nhóm phụ trách Khách hàng, Công ty Truyền thông T&A, cho rằng đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm gần đây đang phát triển với tốc độ hết sức nhanh chóng.

Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành... Như vậy cũng đủ thấy rõ tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Vậy, như thế nào được coi là một chuyên viên tổ chức sự kiện?

"Nghệ nhân ghép hình"

"Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm CEO Công ty Lê Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu năm và có uy tín tại Việt Nam khẳng định. "Trải qua khoảng 10 năm lăn lộn với công việc này, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi về tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Còn sự sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2".

Với ông Vinh, công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Ông Vinh ví dụ: bình thường với người lễ tân của mỗi sự kiện, yêu cầu chỉ cần cao ráo, xinh đẹp và biết nói năng một chút. Nhưng nếu chuyên nghiệp hơn, người ta sẽ phải để ý xem cô Y. nên mặc gì, cách nói ra sao, điệu chào, cách bắt tay như thế nào cho phù hợp với từng sự kiện... Ngoài ra, một người làm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu những tố chất: năng động, kiên nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê.

Bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei cùng chung quan điểm và bổ sung thêm: Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Họ cần phải có "cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim". Cái đầu để có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả. Có đôi tay sẽ làm được nhiều công việc. Đôi vai để gánh vác áp lực công việc và đặc biệt, với trái tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình.

Tự học từ thực tiễn

Theo nhận định bà Hoài Thu, hiện nay thị trường dịch vụ này đang nở rộ tuy nhiên có khá nhiều công ty hoạt động manh mún và thiếu chuyên nghiệp. Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khách hàng chỉ tin tưởng giao phó cho những công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, có khả năng phân tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đáo nhất đến khách hàng. Tuy nhiên, nhân sự tốt cho lĩnh vực này còn chưa nhiều. Cần thêm thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty event Việt Nam đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn.

Nguyên nhân của tình trạng trên, theo ông Vinh, một phần do lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đào tạo bài bản, chính quy mà "học từ những thành bại của mỗi event và từ chính những đòi hỏi của khách hàng".

Theo Lao động

22 Tháng Mười Một, 2008, 11:47:05 PM
Reply #3
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ
Tổ chức giao lưu

Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.

Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi.

Riêng bài này chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức.

A. Công tác chuẩn bị:

Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần nắm chắc các ý sau:

1. Mục đích yêu cầu của cuộc giao lưu:

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

¨ Chức năng giáo dục và rèn luyện:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…

¨ Chức năng giải trí, vui chơi:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

2. Đối tượng cuộc giao lưu

Về đối tượng ta nên nắm cụ thể: số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

3. Thời gian giao lưu:

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

4. Địa điểm giao lưu:

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

5. Hình thức qui mô cuộc giao lưu:

Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.

Thí dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?

6. Nội dung cuộc giao lưu:

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu:

- Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).

- Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.

- Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…

- Quà thưởng, quà lưu niệm…

8. Ban tổ chức cuộc giao lưu:

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?...

Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

B.Lên chương trình chi tiết cuộc giao lưu:

Từ các ý đã chuẩn bị của phần (A) ta cần cụ thể hóa thành chương trình chi tiết sau:

Chương trình chi tiết:

I. Mục đích yêu cầu cuộc giao lưu: (nêu cụ thể ra thành 2 nội dung: mục đích, yêu cầu).

II. Nội dung và hình thức cuộc giao lưu: (nêu cụ thể các nội dung có được, các hình thức thể hiện cụ thể qui mô dự định diễn ra…).

III. Thời gian, địa điểm, nhân sự: (nêu rõ thời gian tổng thể, địa điểm ở đâu? Bao nhiêu địa điểm? Tổng số nhân sự tham gia? Chia bao nhiêu tổ?).

IV. Chương trình chi tiết:


KHAI MẠC



1. Tập hợp lực lượng: (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).

Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:

- Nếu giao lưu trong hội trường: trước khi diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, khi đơn vị bạn tiến vào hội trường sẽ đón bằng cách hô băng reo, sau đó là các bài hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương trời…).

- Nếu giao lưu ở ngoài sân: đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi một số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau đó có thể dùng các bài hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để mọi người trong vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi các thành viên của đơn vị bạn gia nhập vòng tròn.

- Nếu muốn “pha trộn” lực lượng các đơn vị giao lưu, trước khi vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim”.

- Nếu muốn tạo sự tự nhiên trước khi giao lưu có thể chơi một số trò chơi khác như: nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không đúng mời ra nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực bằng các hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ…).

- Nếu muốn tạo khí thế vui khỏe thì tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu khi từng đơn vị tiến vào hội trường.

2. Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:

- Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.
- Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.
- Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.

3. Giới thiệu đại biểu:

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:

- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.
- Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.

Lưu ý:

- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia.
- Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

4. Thông qua chương trình:

- Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi.
- Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:

- Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên.
- Thư ký: từ 1 – 2 người.
- Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người.

Lưu ý:

· Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố).
· Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này.


VÀO CHƯƠNG TRÌNH



Cần lưu ý các việc sau đây:

· Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót.

· Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người.

· Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc. Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa… giữa chương trình. Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc.

· Tùy tình hình cuộc giao lưu co thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn…


BẾ MẠC



Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc thường gồm có các phần sau:

· Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…).

· Công bố kết quả đạt được. Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả.

· Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần.

· Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc.

· Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần).

· Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…).

C.Một số công việc khác:

1. Lập và phân công Ban tổ chức:

Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:

J Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.

J Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.

J Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…

J Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…

Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:

· Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.

· Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.

Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.

2. Có chế độ kiểm tra công việc:

Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…

3. Dự trù kinh phí:

Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc.

Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.

Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.

Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận.

Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:

1. Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.

3. Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng.

4. Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…

5. Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.

6. Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.

7. Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.

Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn. 

24 Tháng Năm, 2009, 02:33:04 PM
Reply #4
  • Mod box NVT online
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1493
  • Điểm bài viết: 20
  • Hãy cho tôi một điểm tựa, tôi sẽ tựa cả ngày!
    • ^_^
Kỹ năng tổ chức giao lưu

Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.
Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi.

Riêng bài này chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức.

A. Công tác chuẩn bị:
Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần nắm chắc các ý sau:

1. Mục đích yêu cầu của cuộc giao lưu:

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

¨ Chức năng giáo dục và rèn luyện:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…

¨ Chức năng giải trí, vui chơi:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

2. Đối tượng cuộc giao lưu
Về đối tượng ta nên nắm cụ thể: số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

3. Thời gian giao lưu:

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

4. Địa điểm giao lưu:

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

5. Hình thức qui mô cuộc giao lưu:

Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.

Thí dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?

6. Nội dung cuộc giao lưu:

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu:

- Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).
- Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.
- Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…
- Quà thưởng, quà lưu niệm…

8. Ban tổ chức cuộc giao lưu:

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?...
Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

B.Lên chương trình chi tiết cuộc giao lưu:
Từ các ý đã chuẩn bị của phần (A) ta cần cụ thể hóa thành chương trình chi tiết sau:

Chương trình chi tiết:

I. Mục đích yêu cầu cuộc giao lưu: (nêu cụ thể ra thành 2 nội dung: mục đích, yêu cầu).
II. Nội dung và hình thức cuộc giao lưu: (nêu cụ thể cách nội dung có được, các hình thức thể hiện cụ thể qui mô dự định diễn ra…).
III. Thời gian, địa điểm, nhân sự: (nêu rõ thời gian tổng thể, địa điểm ở đâu? Bao nhiêu địa điểm? Tổng số nhân sự tham gia? Chia bao nhiêu tổ?).
IV. Chương trình chi tiết:

Khai mạc
1. Tập hợp lực lượng: (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).

Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:
- Nếu giao lưu trong hội trường: trước khi diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, khi đơn vị bạn tiến vào hội trường sẽ đón bằng cách hô băng reo, sau đó là các bài hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương trời…).
- Nếu giao lưu ở ngoài sân: đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi một số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau đó có thể dùng các bài hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để mọi người trong vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi các thành viên của đơn vị bạn gia nhập vòng tròn.
- Nếu muốn “pha trộn” lực lượng các đơn vị giao lưu, trước khi vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim”.
- Nếu muốn tạo sự tự nhiên trước khi giao lưu có thể chơi một số trò chơi khác như: nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không đúng mời ra nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực bằng các hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ…).
- Nếu muốn tạo khí thế vui khỏe thì tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu khi từng đơn vị tiến vào hội trường.

2. Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:
- Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.
- Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.
- Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.

3. Giới thiệu đại biểu:

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:
- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.
- Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.

Lưu ý:
- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia.
- Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

4. Thông qua chương trình:

- Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi.
- Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:- Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên.
- Thư ký: từ 1 – 2 người.
- Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người.

Lưu ý:
· Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố).
· Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này.

Vào chương trình
Cần lưu ý các việc sau đây:
· Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót.
· Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người.
· Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc. Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa… giữa chương trình. Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc.
· Tùy tình hình cuộc giao lưu co thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn…

Bế mạc Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc thường gồm có các phần sau:
· Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…).
· Công bố kết quả đạt được. Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả.
· Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần.
· Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc.
· Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần).
· Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…).

C.Một số công việc khác:
1. Lập và phân công Ban tổ chức:

Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:

J Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.
J Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.
J Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…
J Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…

Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:
· Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.
· Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.

Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.

2. Có chế độ kiểm tra công việc:

Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…

3. Dự trù kinh phí:

Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc.
Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.
Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.
Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận.

Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:
1. Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.

3. Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng.

4. Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…

5. Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.

6. Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.

7. Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.
Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.

(sưu tầm)
Nguồn Diễn đàn tình nguyện Hand in hand

03 Tháng Mười, 2009, 01:39:35 PM
Reply #5
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ
Để tổ chức một Event hiệu quả bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

- Xác định mục đích event: Một event thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn xác định mục đích của sự kiện đó. Bạn cần làm việc với những người có liên quan như nhà tài trợ, nhà trường để thống nhất về mục đích chương trình. Mục đích bạn đưa ra cần phải rất cụ thể để làm căn cứ thực hiện. Bạn cũng cần xây dựng thông điệp xuyên suốt của sự kiện đó.

- Chuẩn bị các nguồn lực: Trước khi bắt đầu một sự kiện bạn cần đánh giá lại các nguồn lực mình đang có như bạn có bao nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn lực bên ngoài nào hỗ trợ.

- Kế hoạch triển khai: Bạn cần thể hiện toàn bộ ý tưởng của sự kiện đó từ mục đích đến các nguồn lực, các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch triển khai. Nếu như bạn có ý định đi xin tài trợ cho event bạn cần làm một bộ hồ sơ tài trợ với bản kể hoạch triển khai làm trung tâm bên cạnh quyền lợi các nhà tài trợ. Bạn cũng cần chuẩn bị các kịch bản chi tiết, kịch bản MC cho chương trình.

- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên: Bạn hãy sử dụng công cụ Stars để phân công và kiểm soát các đầu việc. Bạn phải thường xuyên kiểm soát được tiến độ công việc.

- Tổng duyệt và chạy thử chương trình: Nhiều người sai lầm và sự kiện không diễn ra suôn sẻ khi không đánh giá đúng của công tác tổng duyệt và chạy thử chương trình. Từ chuẩn bị đến thực tế sẽ nảy sinh nhiều vấn đề. Công tác tổng duyệt nên được tiến hành xong trước từ 1 đến 2 ngày để bạn có thể điều chỉnh nếu cần thiết.

- Điều hành chương trình: Bạn cần bố trí một người làm đạo diễn toàn bộ chương trình, một người phụ trách hậu cần, một người phụ trách hậu trường… Trong quá trình đó bạn cần tùy theo chương trình mà điều chỉnh cho phù hợp. Khi xây dựng chương trình bạn nên tuân thủ nguyên tắc 80/20. Cần có 20% nội dung có thể cắt bỏ hoặc thêm vào để tránh chương trình bị “cháy”.

- Tổng kết và đánh giá event: Đây cũng là bước nhiều người bỏ qua hoặc làm cho xong chuyện. Bạn cần đánh giá nghiêm túc những gì đã tốt và những gì cần khắc phục lần sau căn cứ vào mục tiêu ban đầu và bản phân công nhiệm vụ của từng thành viên.

Chúc bạn thành công,
« Last Edit: 03 Tháng Mười, 2009, 01:43:13 PM by 4mattinhnguyen »

03 Tháng Mười, 2009, 01:42:23 PM
Reply #6
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ
Tổ chức sự kiện - 10 bí quyết thành công

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại.

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp

Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư.

Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương.

Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.

7. Quảng bá sự kiện

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.

Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.

Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.

10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.

Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

03 Tháng Mười, 2009, 01:45:44 PM
Reply #7
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ
Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.

Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

· Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).


· Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.


· Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.


· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.


· Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.


· Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...


· Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

03 Tháng Mười, 2009, 01:47:42 PM
Reply #8
  • MODERATOR
  • ****
  • Posts: 1484
  • Điểm bài viết: 44
  • Buồn...
    • Tổ chức HĐXH Người Việt Trẻ

Event Planning - Tổ Chức Sự Kiện - Nghề Cho Các Bạn Trẻ Năng Động

Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia s ự ki ện quan tr ọng n ày. Đ ây c òn l à cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng.

Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người

Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.

Chỉ cần tổ chức một sự kiện, bạn có thể kiếm tiền mua cả một căn hộ trị giá vài chục nghìn đô hay số tiền bạn kiếm được mỗi giờ cũng vào khoảng 20-40 USD. Sự kiện có quy mô càng lớn thì số tiền một planner có thể kiếm được càng nhiều. Do đó, nếu bạn yêu thích và thấy mình hội đủ những yếu tố để làm một Event Planning, thì tại sao bạn lại không thử nhỉ?
 

Ngọc Phượng